Cos' è

mywebcheckin - Applicazione web per la gestione e trasmissione delle schedine di Pubblica Sicurezza e l'elaborazione del modulo ISTAT C59.

L’arrivo del cliente è un evento  delicato e importante. Tutte le strutture hanno affinato le proprie strategie organizzative per far fronte a questo evento, cercando di dare da subito il massimo dell’ospitalità che il cliente si aspetta.
 
Al Check-in, con la compilazione della schedina alloggiati, l’attesa è inevitabile, difficile da gestire sia per i clienti che per i gestori di ogni struttura ricettiva. La difficoltà aumenta un po’ di più con l’aumentare dell’attesa dei clienti. Un po’ di stress coinvolge tutti, quando poi l’attesa inizia a diventare insopportabile si possono notare gesti di disapprovazione, smorfie di rimprovero, in casi limiti anche qualche voce grossa si sente rimbombare nella reception. I clienti sono solo ansiosi di ritirare la chiave, posare le valigie e iniziare la vacanza. Molte strutture hanno risolto il problema aumentando il numero di addetti alla reception, altri ritirano temporaneamente il documento per poi restituirlo, altri fanno firmare in bianco la schedina fotocopiando il documento, e tante altre soluzioni si sono trovate.
 
A noi è venuto in mente l’idea più semplice che ci possa essere. Facciamo compilare e stampare al cliente la schedina alloggiati. Immaginate il vostro cliente che arriva con la schedina e i documenti: un controllo veloce, una  firma, un sorriso e via con la consegna delle chiavi.
 
Come funziona mywebcheckin?  Basta inserire nella lista "clienti in arrivo" della propria area riservata, gli indirizzi email dei propri clienti e il gioco è fatto.
Il Software invierà ad ogni cliente una mail invitandolo ad effettuare il Web Check-in direttamente da web. Dopo la compilazione della schedina alloggiati il cliente ne riceverà una copia per email in formato PDF, controllerà i dati e sarà invitato a stamparla per presentarla alla reception al suo arrivo.
E se il cliente all'arrivo non ha la scheda con se, potrete in qualsiasi momento ristamparla collegandosi all’area riservata.
 
Ancora più semplice è l'utilizzo del modulo di pre-registrazione dei documenti con un  LINK FREE ACCESS: un link ad accesso libero da inviare ai clienti nelle comunicazione email in fase di preventivo e/o di prenotazione. Se si utilizza un sofware di booking on line, basta inserire questo link in calce alla conferma di prenotazione che riceverà il cliente. Con questa modalità non sarà più necessario accedere a mywebcheckin per invitare i clienti alla pre-registrazione dei documenti, ma tutto funzionerà in automatico e senza altri interventi da parte della Struttura Ricettiva. 
 
In pratica lo scopo del software è quello di spostare il lavoro della registrazione della schedina P.S. in un momento temporale diverso, dove il cliente è più comodo a casa o in ufficio e la reception è meno impegnata.
 
All’arrivo la reception avrà più tempo da dedicare ai clienti per altre esigenze, scomparirà lo stress di lunghe attese, il lavoro sarà più fluido e semplice e soprattutto ci saranno meno possibilità di errore.
Ma il compito di mywebcheckin non si esaurisce qui: al termine della registrazione del cliente c’e’ bisogno infatti di comunicare i dati alla questura (alla polizia).
    
Il nostro software, in maniera semplice e sicura, predispone i dati necessari in un file precompilato per la trasmissione al servizio Alloggiati Web della "Polizia di Stato". Inoltre, gli stessi dati saranno elaborati per la compilazione del modulo ISTAT C59 giornaliero e mensile da trasmettere all'ufficio preposto sul territorio alla raccolta dei dati statistici. Tutto ciò per ridurre ancor di più le incombenze del gestore della struttura e soprattutto per avere sempre sotto controllo le operazioni fatte e da fare.